Anskaffelsesreisen

Sett av god tid for å hente inn og evaluere tilgjengelig informasjon. Kompetanse er en forutsetning for gode anskaffelser. Å kjenne løsningene som tilbys i markedet og kommunens egne behov er forutsetninger for å lage gode konkurransegrunnlag.

Vi anbefaler å søke informasjon her på vår nettside, der du kan hente inn informasjon om funksjonalitet, demoer, webinarer og rådgivning, samt ved å melde deg på vårt nyhetsbrev, som jevnlig gir deg ny informasjon om Modulus Barn.

Den nye generasjonen fagsystem for barnevernet representerer store digitaliseringsfremskritt for kommunen. Anskaffelser som tar utgangspunkt i kommunens gamle system, vil derfor ikke være like treffende for den nye generasjonen.

En demonstrasjon av løsningen vil gi kommunen en bedre oppfatning hvordan løsningen fungerer i praksis. Vi anbefaler at kommunen ber om en demonstrasjon og:

• Kommunale behov – beskriver funksjonalitet og behov kommunen ønsker at leverandøren skal demonstrere.
• Oppfølgingsspørsmål – still oppfølgingsspørsmål underveis i demonstrasjonen, jo mer kommunen forstår jo bedre.
• Anskaffelsesråd – utover demonstrasjonen kan kommunen be om råd og innspill på veien videre til anskaffelse.

Flere og flere kommuner inngår interkommunale samarbeid i anskaffelser og digitaliseringsprosjekt. Slike samarbeid styrker kvaliteten i kommunens anskaffelse, og reduserer kostnadene for innføringen av nye digitale tjenester for innbyggerne.

Ved å ta kontakt med andre kommuner i samme situasjon frigjøres tid og ressurser til å jobbe med innovasjon i langt større grad enn når hver kommune står for seg selv:

• Innhent erfaringer – dette gjør at kommunen kan trygt anskaffe med visshet om at man har erfaringer og støtte fra dem som har gått veien før.
• Fellesanskaffelse – ta kontakt med tilgrensende kommuner, interkommunale selskap eller digitaliseringsnettverk for å arrangere fellesanskaffelser.
• Langsiktig samarbeid – legg opp til regionale samarbeid i implementering og bruk av nytt fagsystem.

Ved anskaffelse av IT-løsninger er det krav om offentlige konkurranser, slik at kommunen sikres de beste vilkårene for samarbeidet med leverandøren. Anskaffelsen tar utgangspunkt i «Statens standardavtale for løpende tjenestekjøp».

Kommunen setter rammene for anskaffelsen, og beskriver egne behov for tjenesten og samarbeidet. Erfaringer fra anskaffelsesprosesser tilsier at kommunen bør:

• Tilpass tidligere konkurranser – kommunen anbefales å ta utgangspunkt i tidligere konkurransemateriale (se linker til støttemateriale nederst), og tilpasse dette ut ifra kommunens behov.
• Standardløsning – da alle kommuner får samme fagsystem, burde alle krav kommunen legger til defineres som «bør-krav».
• Casebeskrivelser – be leverandøren legge ved casebeskrivelser for å vurdere hvordan fagsystemet vil brukes i hverdagen i barnevernet.
• Demonstrasjon og forhandling – inkluder demonstrasjon som ne del av konkurransen, og legg opp til forhandlingsrunder og for dialog med leverandørene.
• Videreutvikling – for at løsningen også skal passe fremtidens behov, er det viktig at kommunen vurderer og velger fagløsningen som har de beste rammene for videreutvikling.

Anskaffelsen er gjennomført og gjennom etableringssamarbeidet får kommunen bistand til å sette opp fagsystemet. Kommunen får en egen dedikert prosjektleder, og støttet av domene- og fageksperter.

Med nytt fagsystem følger gevinster som økt automatisering, bedret beslutningsunderlag og mer faglig støtte. For å sikre gevinstrealisering anbefales kommunen å:

• Brukerinvolvering – sikre god brukerinvolvering som en del av etableringsprosjektet, slik at alle vet hvilken endring som kommer, hvordan de påvirkes og hvordan de kan bidra.
• Kommunale rutiner – tilpasse kommunens rutiner ved å forenkle arbeidsprosessene og tilpasse løsningen til kommunens arbeidsprosesser.
• Superbrukere – ha dedikerte ressurser som støtter organisasjonen i bruk av fagsystemet, og fortsetter opplæringen gjennom hverdagslæring, oppfrisknings- og introduksjonskurs.
• Videreutvikling – ny funksjonalitet prioriteres av kommunene, og det er viktig at kommunen samler inn erfaringer og innspill fra sine brukere.